입찰자료의 숙지

① 계약문서의 종류 파악하여야 한다.
②입찰과정에서 있었던 사항에 대해 상세한 진행결과(현장설명시 특기사항, 질의/회신내용, 발주기관의 제시조건, 설계가, 현장부지의 문제점 등)를 파악하여야 한다..
③ 입찰금액의 산출기준으로 작성된 단가산출서, 일위대가표, 기타 참고자료 등을 정리, 보관하여야 한다..
④특히 계약조정중 계약금액조정(설계변경, 물가변동, 연장비용, 계약해지, 지체상금 등) 및 분쟁해결조항을 면밀히 검토할 필요가 있다..

계약문서의 우선순위 파악

① 계약당사자의 계약상 책임과 의무는 계약당사자간 작성, 체결한 계약문서를 기준으로 구분되므로 계약문서가 무엇으로 구성되는지를 파악.
② 계약문서간 상이한 내용이 있는 경우에 해석의 우선 순위가 계약조건상 어떻게 되어 있는지를 파악.

 
문서행위

문서행위는 「민법」에서 규정하고 있는 바와 같이 도달주의 원칙, 즉 문서의 도달일을 기준으로 판단한다. 즉 문서를 발송한 것만으로는(발송주의) 그 효과가 발생할 수 없습니다.

따라서 의사표시의 효력발생에 관한 도달주의의 원칙에 따라 서면, 구두 또는 전화  등의 방법으로 보정요구의 취지가 상대방에 알려졌을 때 그 효력이 생기고 그 같은 보정요구의 취지가 계약단사자에게 도달되지 아니한 채 그 결정기간이 경과하면 그 효력은 발생하지 아니합니다.

시공사의 실정보고에 대한 공문접수거부는 현장에서 흔히 발생하는 사태중의 하나입니다. 감리단 혹은 발주기관이 이러한 공문접수를 거부할 경우 그 문서행위자체를 부인한 것으로 오도하여 그 효력을 인정하지 않는 경향이 있습니다. 또한 시공사의 문서관리대장에 공문발송행위가 기록으로 남아있다고는 하나 제3자(판정부)를 설득하는데는 다소 미흡할 수도 있다고 봅니다.

따라서, 감리단에서 접수거부시 6하원칙하에 감리단의 공문접수거부사항 및 실정보고 현황을 발주기관에 직접 통지하시고, 더불어 감리단의 기본의무사항을 주지시키켜야 하고, 극단적인 방법으로 내용증명을 통해서 보내는 방법도 있으나 여러 정황을 판단하여야 합니다.


문서관리

발주처가 수행해야할 사항을 독촉하거나, 계약상대자가 수행해야할 사항 및 권리사항에 대해서는 문서로서 처리하고 그 근거를 보존해야 합니다.

참고로 문서처리의 중요성에 대한 국가계약법령 관련 조항을 살펴보면 아래와 같습니다.

① 계약문서: 계약당사자간에 행한 통지문서 등은 계약문서로서의 효력을 가짐.

② 통지: 구두에 의한 통지, 신청, 청구, 요구, 회신, 승인 또는 지시 등은 문서로 보완되어야 효력이 있음.(문서 거부시에도 반드시 거부사유, 거부자 등을 문서에 명시, 필요시 내용증명으로 발송)

계약당사자는 계약이행중 이 조건 및 관계법령 등에서 정한 바에 따라 서면으로 정당한 요구를 받은 경우에는 이를 성실히 검토하여 회신하여야 합니다.

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